أساليب الإقناع الإداري

أساليب الإقناع الإداري




فكرة الكتاب
في كثير من الأحيان نخوض في نقاشات وجدل نخرج منها بدون تحقيق نتائج لعدم قدرتنا على الاتصال بالآخرين بشكل سليم، وهذا الكتاب يعطيك كيفية إيصال الفكرة إلى الآخرين بدقة وإقناعهم بذلك وقبولهم وتسليمهم لهذه الفكرة.

الفصل الأول



الحاجة إلى اتصال جيد مع الآخرين

إن الكثير من المشاكل وسوء الفهم وعدم إدراك الفكرة ينتج عن سوء الاتصال، والذي يؤدي إلى نتائج وخيمة.
علامات الاتصال الضعيف/
عادة يتم الكشف عن الاتصال الضعيف، وذلك عندما يصدر من الطرف الآخر علامات لفظية أو غير لفظية تدل على الضجر والتسخط مما يدل على الاتصال الضعيف.
عدم صياغة الرسائل الفكرية والكلامية بالشكل الصحيح/
يجب صياغة الرسائل الفكرية أو الكلامية أو الكتابية، وإرسالها إلى الآخرين بوضوح حتى يتم فهمها وإدراكها.
إعطاء الانطباع الخاطئ /
فيمكن لبعض السلوكيات أن تعطي انطباعاً سيئاً بهدف الإهانة والإساءة مثل :
1. المظهر العام للشخص: قد تؤدي نوعية الملابس والهندام الخارجي إلى إعطاء رسائل خاطئة أثناء عملية الاتصال.
2. التعابير المستعملة في الحوار: قد تساعد بعض التعابير الكلامية على إساءة أو تشويه الرسالة للآخرين مما يوحي لهم احتقارك وسخريتك لهم.
3. الانتظام في المواعيد: إن عدم التزامك بالمواعيد قد يشعر الآخرين بعدم اهتمامك بهم، مما يعيق عملية الاتصال.
كل هذه الأمور تساعد على إعاقة أو إضعاف عملية الاتصال مع الآخرين، والمهم الحذر من وقوعها .
عدم الاستماع للآخرين:
عندما لا ينصت الآخرون للرسائل الكلامية ولا ينتبهون لما يقال؛ فإنهم لن يتذكروا سوى القليل منها، وإذا لم يفهموا ما قيل بالشكل الملائم؛ فقد يؤدي ذلك إلى فهمهم الخاطئ.

الفصل الثاني



فهم عملية الاتصال مع الآخرين
عملية المخ/

يمتلك الدماغ قدرة على توليد الأفكار، وقبل ذلك استيعابها ومعالجتها، ومن ثم توليد الأفكار وإيصالها للآخرين.
استيعاب الانطباعات/
يستوعب المخ المعلومات على هيئة صور أو كلمات أو أصوات أو اللمس حسب الأشخاص وحسب العمر.
المعالجة بالتفكير/
تخزن المعلومات الداخلة إلى الدماغ من مخازن مختلفة في الدماغ والذاكرة، وحتى يتم إنتاج أفكار جديدة لا بد من التفاعل والربط بين هذه المعلومات.
توليد الكلام/
يعتبر الكلام أداة لتوصيل الأفكار إلى الآخرين، وهذا يلزم تصنيف الأشياء بأسمائها ومعرفة الأفعال المتصلة بها.

عناصر التبدُّل في التعبير/
غالباً يتشابه البشر من حيث العمليات المخية، ولكن هناك اختلافات في اختيار المعلومات ومعالجتها بشكل مختار.
القدرات الكلامية/
تلعب قوة الإدراك دوراً بارزاً في فهم الأشخاص للعالم الخارجي بما يحتويه من معلومات، ومن ثم كيفية إنتاجهم لأفكارهم، وتبدأ مراحل الإدراك وتشكل بواسطة التعليم منذ الصغر، وما يقع تحت الإدراك يؤثر في كيفية إنتاج الأفكار، وكل شخص ينتج أفكاره بوسائل فريدة ومختلفة وفقاً لانطباعاتها المتولدة من خبرته السابقة، وهذا يعني وجود مجال واسع لمعالجة المعلومات التي تؤثر بدورها على عملية الاتصال.
الحالة النفسية والعاطفية للشخص المُدْرِك/
تعمل الحالة النفسية على اختيار المعلومات التي يجب استقبالها وتلك التي يجب ردها، فالرسالة ذاتها تصل أو ترسل إليك تعالج مختلف وفقاً للحالة النفسية حسب حالة التوتر أو الهدوء، إذاً الحالة النفسية لها دور مؤثر في كيفية استلام وإرسال الرسائل وهذا بدوره يؤثر في كيفية تلقي المعلومات وفهمها.
نوع الجنس ( جنس الشخص المدرك)/
يؤثر نوع الجنس -ذكراً كان أو أنثى- على نوعية الإدراك أثناء عملية الاتصال مع الآخرين، فمثلاً المراكز العدوانية في الدماغ عند الرجال أقوى، بينما مراكز العاطفة عند النساء أقوى… .

الفصل الثالث



تلقي الرسائل الفكرية والكلامية وإرسالها

الاتصال مع الآخرين يعني نقل الأفكار وفهمها من قبل المتلقين بوضوح، وتمتاز عملية الاتصال مع الآخرين بأنها عملية ثنائية بين طرفين، وعندما نقوم بالاتصال بالآخرين فأنت تقوم بعملية الإرسال والتلقي في الوقت ذاته، والدماغ لديه قدرة على معالجة المعلومات بسرعة تفوق سرعة الكلام بأربع مرات، لذا فالدماغ لديه الوقت الكافي لتحضير الجواب.
إرسال الأفكار والكلام/
تحتاج عملية الإرسال إلى إدارة وفهم؛ فأولاً: تحتاج أن تمرر المعلومة إلى الآخرين، ثانياً: أن تكون علاقتك بالآخرين علاقة إيجابية. ولكي تنجح في هذا الأمر عليك بما يلي:
01 حشد وتنظيم الأفكار: وهذا يعني التركيز ذهنياً على استدعاء كل الأفكار والحقائق وصياغتها صياغة جيدة لدعم ما تريد إيصاله للآخرين.
02 نقل المعلومات بوضوح: عليك أولاً أن تحدد طبيعة ونوعية العلاقة بينك وبين المتلقي من عملية الاتصال ثم تحدد بدقة الطريقة التي سوف تنقل بها المعلومة والكلمات الملفوظة وغير الملفوظة التي تتلاءم مع الفكرة والعلاقة، وإليك بعض الطرق في عملية الاتصال:
1. وصف الحقائق : تقديم وصف لحقيقة المعلومة بما يتناسب مع المتلقي.
2. إعطاء رأي: إعطاء فرصة للمتلقي للحوار والنقاش للتأكد من المعلومة.
3. التعبير عن المشاعر : استخدام التعابير المختصرة التي تحرك مشاعر المتلقي .
4. الإشارة إلى القيم المعنوية: التلفظ بكلمات تشير إلى القيم التي يؤمن بها المتلقي بعد معرفتها مع الحذر من الإشارة الكلامية غير المفهومة التي تفسد المودة والعلاقة.
استعمال اللغة بالشكل الصحيح/
تعتبر اللغة وسيلة يتم بها توصيل الأفكار والمعلومات كرسائل للآخرين عن طريق الاتصال، وسواء كانت هذه الرسائل معقدة أو بسيطة يجب أن تخضع إلى القواعد المتعارف عليها. عندها يفهمك الآخرون بسرعة أكبر وبشكل صحيح.
شرح ما تقوله أو ترغب في إيصاله/
هناك العديد من الرسائل الفكرية المعقدة التي يصعب التعبير عنها بالكلام لذلك يستعان ببعض الصور والرسوم لتسهيل إيصالها للآخرين، والتأكيد على أنهم سيتذكرون ما تقوله لهم.
استلام الرسائل الفكرية والكلامية/
تتحكم عدة عوامل لاستقبال الرسائل من المتلقين وهي:
1. الأشخاص يتلقون المعلومات التي تناسب احتياجاتهم.
2. أن الأشخاص يوجهون انتباههم للمعلومات التي تهمهم.
3. مدركات الأشخاص ذاتية وليست موضوعية.
4. غالباً ما يسمع الأشخاص إلى ما يتوقعون رؤيته وليس موضوع الاستماع الرئيس.

الفصل الرابع



الكلام أو (المخاطبة) والاستماع أو (الإنصات)

إن سر الاتصال الجيد لا يكمن فقط في الرسائل المنطوقة؛ بل في استخدام الرسائل غير المنطوقة، والتي تتمثل في حركات اليدين والعينين والجسد ونغمة الصوت ودرجاته.
الصورة المرئية/
نقصد بها تعابير الجسد وحركاته ومدى الاقتراب من الآخرين، وكذلك تسهم تعابير الوجه في التعبير عن رسالة قوية وانطباع فوري للمعلومة يصل إلى 55% من الانطباع المتكون لدى الآخرين.
التأثير الصوتي/
نقصد به نغمات الصوت وقوته وحدته وسرعته وبطئه لها تأثير كبير على مدى تعبير الرسالة وصولها للآخرين بنسبة تصل 35% من إدراك المعلومة.
التأثير اللفظي/
قد لا تكون الكلمات المستعملة جزءاً كبيراً من تأثيرك في الآخرين ووصول المعلومة لديهم، إذ لا تتعدى نسبة ذلك 7%، ولحصول الاتصال الفعال لا بد أن ترافق اللغة الكلامية اللغة الجسدية حتى تعزز من تأثيرها وإيصالها.
التكلم والمخاطبة/
على الشخص المتكلم أن يعطي للشخص المنصت انطباعاً بأنه واثق من نفسه وجدي، وذلك بالتنسيق والتطابق بين أقواله وأفعاله وحركاته وسكناته .
إن السيطرة على هذا التطابق والتنسيق يجعل المتكلم مسيطراً على نفسه، وتمكنه من إيصال رسالته بشكل ملائم ومفهوم ولكي تحقق اتصال أفضل مع الآخرين عليك بما يلي:
01 لغة العينين:
إن النظر في عيون الآخرين يعطي انطباعاً لهم أنهم أناس مهمين وأنك مهتمٌ بهم وتقدرهم، وعكس ذلك يعطي انطباعاً بعدم الاهتمام .
02 تعابير الوجه واليدين:
إن الاستخدام الأمثل لإشارات اليدين وتعابير الوجه بشكل جيد أثناء مخاطبتك للآخرين يعزز من تأثيرك عليهم.
03 لغة الجسد:
تساهم لغة الجسد بصورة مباشرة في التأثير على الآخرين وإدراكهم للرسائل، مثل: هيئة الجسد، أو تسرب الانطباعات غير الإرادية، أو المسافة من الآخر، وغيرها؛ لذلك نجد أن السلوك الجسدي يدعم أو يضعف الرسائل أثناء عملية الاتصال.
04 استعمال الصوت:
يعد الصوت أداة قوية لكسب انتباه الآخرين والتأثير عليهم.
- قوة الصوت وتعدد نغماته: تدل على أنك تتحكم بنفسك، وتشعر الآخرين بذلك؛ فيثقون بك.
- سرعة الصوت: إن سرعة الصوت المعتدلة تمكن الأشخاص من تلقي الرسالة بشكل واضح ومفهوم.
- حدة الصوت لها تأثير في التأكيد على الأشياء المهمة مما يجعل الآخرون يعون ذلك.
أما الرسائل الهاتفية فعند القيام بها يفضل أولاً: أن تكون واقفاً لتسهيل التنفس، وثانياً الابتسامة التي تجعل صوتك دافئاً ودوداً.
الإنصات للآخرين/
كما تتحدث باهتمام أنصت باهتمام وهذا مما يساعد المتحدث على الكلام ومتابعة كلامه بدقة ويشعر بتفاعلك معه واهتمامك به وإليك بعض إشارات الاهتمام:
- المحافظة على الاتصال البصري مع المتحدث، فنظراتك تحكم على اهتمامك .
- اسمح للآخرين بأن يقولوا كل ما عندهم دون مقاطعة، فهذا يشعرهم بأنك تقدرهم وتحترمهم، ولا تقاطعهم في الحديث.
- الاعتراف والموافقة: وذلك بهز الرأس والابتسامة أحياناً، وهذا يبين أنك مخلص للمتكلم وبأنك منصت له.
- الانتباه الكامل: وذلك بالابتعاد عن كل ما يشتت الذهن من العبث بالأقلام والمفاتيح أو النظر إلى الساعة وغيرها من إشارات عدم الانتباه .
- الاسترخاء: وتدل جلسة الاسترخاء على الاستغراق في التفكير والتأمل والتركيز في حديث المتكلم، مما يعطـي المتحدث انطباعاً على انتباهك واهتمامك .

مراجعة مدى فهمك للكلام/
هذه الطريقة تشعر المتحدث بأنك مهتم به وحريص على كلامه، ويتضمن هذا:
01 تلخيص الرسالة الكلامية: وذلك بإعادة قوله بكلماتك الخاصة وفكرة المتحدث.
02 توجيه الأسئلة: وذلك أثناء حديثه مما يشعره بتفاعلك معه وبأنك منصت لحديثه.
ومما تجنيه أنت من اتباعك للخطوتين السابقتين أنك حصلت على المعلومة الصحيحة كاملة بشكل مركز، واستطعت أن تفهم الرسالة كاملة؛ مما يوفر الرد المناسب لها.

الفصل الخامس



الكتابة والقراءة

تعد الكتابة من أنواع الاتصال مع الآخرين، ولكنها في نفس الوقت ليست سهلة، فهي تحتاج إلى التنقيح والإعداد والعرض المناسب، لكونها تحول الأفكار من اللامحسوس إلى المحسوس.
الاتصال المكتوب مقابل الكلام/
قد يستغرق الاتصال المكتوب وقتاً طويلاً ولكن الكتابة لها مميزات حسنة عن الكلام فالاتصال المكتوب يسمح بنوع من التنظيم وتسلسل الأفكار وترتيبها بطريقة تجعل الآخرين يفهمونها ويرجعون إليها ولو بعد وقت طويل، بيد هذا الاتصال المكتوب يجب أنت تختار فيه الكلمات والعبارات الملائمة بعناية وانتباه، والتي تبعد اللبس وتزيل إساءة الظن وقلة الفهم، وذلك لأن الاتصال المكتوب ذو اتجاه واحد من الورقة إلى المتلقي وليس العكس .
قراءة الاتصال المكتوب/
إن الهدف من قراءة الرسالة هو معرفة محتوى الرسالة وفهمه. يجب عند كتابة الرسائل مراعاة الأمور التالية:
01 قواعد وأصول اللغة.
02التنبؤ بحجم المعرفة وثقافة القارئ المحتملة عن الموضوع.
03السبب الذي من أجله تم إنشاء الاتصال المكتوب وسبب قراءته، فإما أن يكون مذكرة إدارية أو رسالة مهمة تتعلق بالعمل.
قواعد بسيطة للاتصال الصحيح/
عند إعداد الاتصال المكتوب يتطلب ذلك الاختصار والوضوح، والاختصار يقلل عنصر الملل عند القارئ، أما الوضوح؛ فيزيل اللبس والإساءة والافتراضات الخاطئة. ولكي يكون الاتصال المكتوب فعالاً؛ عليك بما يلي:
1. الكتابة الصحيحة والتنقيح: أولاً الكتابة، يليها إنفاق الوقت اللازم للتنقيح لإعادة الصياغة.
2. استعمال الفراغ المناسب بين الكلمات واستعمال العناوين والفقرات وترك مساحة في أول كل فقرة كل ذلك يساعد على راحة الاتصال البصري للقارئ، ومن ثم استيعابه لما كتب، إضافة إلى أنها تمنع حصول الإجهاد من القراءة.
3. وضع عناوين وإطارات عامة وأحجام مختلفة لحروف الطباعة مما يسهل قراءة الرسالة وفهمها.
4. استخدام العبارات والألفاظ السهلة يزيد من تركيز القارئ، وعدم تشتيت فكرة في فك رموز العبارات المعقدة، لأن الأسهل هو الأفضل.

الفصل السادس



تقدير الآخرين

لحصول الاتصال الجيد مع الآخرين لا بد أن تشعرهم أنهم موضع تقدير عندك حتى تحصل على اهتمامهم بما تقوله، ومن ثم الإنصات أو الاستماع أو القراءة أثناء اتصالك معهم.
جعل الآخرين يشعرون بأهمية أنفسهم/
إذا اعتبرت أن الآخرين جزء في عملية الاتصال؛ فسوف يكون اتصالك أكثر فعالية وللحصول على ذلك عليك إظهار ما يلي:
1. لا تناقض الآخرين أبداً ، ربما يحمل الآخرون آراء مغايرة لآرائك، وإذا اعترفت بقيمة آرائهم بدلاً من إلغاء أو تسفيه آرائهم سيكون من المحتمل أن يكونوا أكثر استماعاً وإنصاتا لآرائك.
2. التكيف مع الآراء والأفكار الأخرى: كلما كنت مستقبلاً لأفكار الآخرين التي ربما تختلف عن أفكارك شعر هؤلاء أنهم يستحقون الكلام والاستماع وهكذا كلما تكيفت مع آراء الآخرين زاد إحساسهم بتقديرك لهم ومن ثم قبولهم أفكارك واستماعهم لك.
3. عدم تجاوز كلام الآخر أو مقاطعته.
إن مقاطعتك للآخرين يعني عدم اهتمامك بهم، وأنهم لا يستحقون الاستماع أو الإنصات، أما إذا بذلت جهدك في الاستماع، وعدم مقاطعة حديث الآخرين، وتعليقك يأتي بعد أن ينهوا حديثهم؛ فإنك سوف تشعر الآخرين بتقديرك لهم مما يزيد من احتمال تقديرهم لك.
جعل الآخرين يحبونك/
كلما شعر الآخرون بقربك منهم عندها سيميلون طبعياً إلى حبك وتقديرك والإعجاب بك، ويمكن أن تحقق ذلك بما يلي:
1. تشجيع الآخرين على التحدث عن أنفسهم.
2. إظهار الاهتمام الحقيقي بالآخرين.
3. التوجه إلى الأشخاص مباشرة بأسمائهم.
وهكذا كلما أخذت في الاهتمام بالآخرين جعلتهم ينفتحون عليك، ويعتبرون أنك تستحق الاستماع بالإنصات، وإذا زاد تركيزك على طريقة تفكيرهم ومشاعرهم واهتماماتهم سيتقربون منك ويتقبلون أقوالك وأفكارك.
منافع الاتصال الجيد/
1. أن تكسب تعاوناً أكبر مع الآخرين.
2. أن تقلل من سوء التفاهم مع الآخرين
3. سوف تجد الآخرين أكثر تجاوباً معك.
4. تكسب استماع الآخرين لك.
5. سوف تكون أكثر منهجية.
6. سوف تزيد من القدرة على التفكير بوضوح.
7. تحكمك وتمكنك مما تفعله.
إن الانطباع الذي توجده لدى الآخرين هو المحفز الحقيقي لرسالتك، بل هو المُكَّون الأساسي للاتصال بهم.


أضف الى مفضلتك